社会人10年目の『上司に評価される報告書作成のコツ』
社会人10年目の僕が考える、「上司に評価される報告書作成のコツ」をシェアします。
僕は、元気に気持ちよく仕事をすすめるために、
上司に評価されるかされないか
はリアルに死活問題だと思っています。
「上司が分かってくれない」とか「いまの上司と合わない」と言う前に、目の前の相手に自分を「認めさせる」努力をしてみる
そんなことも必要なんじゃないかと思います。
なかでも「報告書の作成」、上司と自分との日常的な接点です。
ポイントを押さえて「評価される報告書」をつくればつくるほど、今よりもきっと気持ちよく働けるし、やりがいのある仕事を任せられるようになると思います。
では、本題です。
報告書を作成するときのコツは、
①計画と実績を常に「比較」し、
②その差異を「検証」し、
③（できれば）計画の「修正案を提示する」こと
だと思います。
常日頃から、これを意識していることが大切です。
計画目標に対して、いま実績はどうなったのか（①のポイント）。この情報がなくては、
上司には「判断基準」がありません。
結果、その報告書は、「評価されない」報告書となってしまいます。
次に、忘れてはいけないのが、
「検証」（②のポイント）です。
僕は、この「検証」を日々実践しているかどうか、が
上司の評価に大きく影響している
と思っています。
なぜかというと、
・「検証」は、組織活動にレバレッジをかける行為だから
です。
まず「検証」の手順ですが、
- 「うまくいったこと」「うまくいかなかったこと」を、要素別にリスト化する
- 上記の要素ごとに、計画と実績の比較をする（達成／未達成を定量的に）
- 「うまくいった理由」「うまくいかなかった理由」を、要素別にまとめる（客観的事実を論拠とする）
- （特に）「うまくいかなかった理由」に対し、「では、今後どうアクションすればうまくいくのか（考察）」を加える
ここまでが、１セットです。
上記1と2は「作業」ですが、3と4は「（自分なりに）考える」行為です。
この3と4、つまり「うまくいったこと、うまくいかなかったことの背景を（客観的事実をもとに）分析し、今後の組織活動へフィードバックするための考察を加える」こと、この部分こそが、
僕たちの付加価値、つまり「仕事」
であり、上司が評価の対象とする部分だと思います。
活動の正しいフィードバックは組織を強くし、発展させるための重要な手がかりとなります（僕たちが普段作成している報告書は、組織活動の重要なフィードバックだと考えています）。
そして、正しいフィードバックを上位マネジメント層へ伝達することが、僕たちの「仕事」です。
・「検証」は、組織活動にレバレッジをかける行為である
と言ったのは、そういう意味です。
単純にデータをまとめたり、数字をつくったりすることは「仕事」ではなく「作業」だと僕は考えています。
自分の付加価値をしっかりと認識して、組織発展への貢献にまで意識が届いているか。
このポイントを押さえておけば、報告書のつくり方がガラリと変わるはずです。
どうぞ、お試しあれ！
